Was bis wann
Alles, was Sie liefern, und der Tag, bis zu dem es da sein muss.
Neue Mandanten fragen uns zuerst zwei Dinge: Was muss ich liefern, und bis wann? Auf dieser Seite steht beides vollständig. Der wichtigste Tag im Monat ist der Zehnte – bis dahin geht die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Vormonat ans Finanzamt. Die Belege kommen laufend über die App, die Lohndaten zu einem Stichtag, den wir beim Start mit Ihnen festlegen, und einmal im Jahr folgt der Abschluss.
Der Monat
Wann, Ihr Teil, unser Teil. Jede Zeile ist ein Termin, der jeden Monat wiederkommt.
| Wann | Ihr Teil | Unser Teil |
|---|---|---|
| Jeden Tag | Belege mit dem Handy fotografieren und in die App laden – gleich an der Kasse des Großhandels oder abends nach dem Service. Ihre eigenen Rechnungen gehören dazu. | Wir buchen, was ankommt. Fehlt auf einem Beleg etwas, fragen wir nach, solange Sie sich noch erinnern. |
| Bis zum 10. | Die Belege des Vormonats sind vollständig in der App. Zusätzlich ausfüllen müssen Sie nichts. | Wir erstellen die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Vormonat und übermitteln sie zum 10. an das Finanzamt. |
| Zum Stichtag | Stunden der Aushilfen, neue Leute, Abgänge und Krankheitstage durchgeben. Den Stichtag vor dem Monatsende legen wir beim Start gemeinsam fest. | Wir übernehmen Ihre Angaben in die Lohnabrechnung und fragen nach, wenn für eine neue Person noch Daten fehlen. |
| Zum Monatsende | Löhne auszahlen, wie es in den Abrechnungen steht. | Die Lohnabrechnung für alle Beschäftigten, Minijobs eingeschlossen, liegt vor – samt den Meldungen, die dazugehören. |
| Einmal im Jahr | Unsere Rückfragen zum Jahr beantworten, etwa zu größeren Anschaffungen oder zu dem, was privat und was betrieblich war. | Wir machen den Jahresabschluss aus zwölf gebuchten Monaten. |
Der Stichtag für die Lohndaten ist Ihrer.
Einen festen Tag für alle Betriebe gibt es bei uns nicht. Welcher Tag vor dem Monatsende passt, hängt davon ab, wann Ihre Stunden feststehen und wann Sie auszahlen. Deshalb vereinbaren wir ihn beim Start mit Ihnen und halten uns dann beide daran.
Zum Start
Einmalig beim Wechsel oder nach der Gründung. Danach nie wieder in dieser Menge.
Legen Sie bereit, was hier steht. Was fehlt, besprechen wir – eine Lücke in der Liste ist kein Grund, den Wechsel aufzuschieben.
- Die letzten Steuerbescheide und, falls es sie schon gibt, die letzten Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Daraus sehen wir, wo Ihr Betrieb steht. Wenn Sie gerade gegründet haben und es noch keine Bescheide gibt, bringen Sie die Unterlagen Ihrer Anmeldung beim Finanzamt mit.
- Steuernummer und – wenn Sie eine haben – die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Steuernummer steht auf jedem Bescheid; die Identifikationsnummer haben Sie nur, wenn sie beantragt wurde, etwa für Einkäufe im EU-Ausland.
- Kontoauszüge des Geschäftskontos ab dem Monat, in dem wir übernehmen. Mit ihnen gleichen wir Zahlungen und Belege ab.
- Für den Lohn: alle Beschäftigten mit Vertrag und Stundenlohn oder Gehalt, Minijobs und Aushilfen eingeschlossen, dazu je Person Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer. Hat bisher ein anderes Büro abgerechnet, legen Sie die letzten Abrechnungen dazu.
- Für Restaurants: die Tagesabschlüsse Ihrer Kasse ab dem Monat, in dem wir übernehmen. Wie die Kassendaten künftig zu uns kommen, klären wir beim Einrichten.
- Für Handwerksbetriebe: laufende Aufträge, auf die schon Abschläge gezahlt wurden, mit den Abschlagsrechnungen dazu. So stimmt die Umsatzsteuer, wenn die Schlussrechnung kommt.
Danach läuft das Monatliche über die App. Wie Sie sie einrichten, gehen wir beim ersten Termin gemeinsam durch – am Telefon oder bei uns in der Venloer Straße.
Das Jahr
Zwölf Voranmeldungen, zwölf Lohnabrechnungen, ein Abschluss. In jedem Band ist der orange Strich der Zehnte, der dunkle Block am Ende die Lohnabrechnung zum Monatsende.
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Januar
Zum 10. geht die Voranmeldung für den Dezember des Vorjahres ans Finanzamt, zum Monatsende liegt die Lohnabrechnung für Januar vor.
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Februar
Zum 10. die Voranmeldung für Januar, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Februar.
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März
Zum 10. die Voranmeldung für Februar, zum Monatsende die Lohnabrechnung für März.
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April
Zum 10. die Voranmeldung für März, zum Monatsende die Lohnabrechnung für April.
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Mai
Zum 10. die Voranmeldung für April, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Mai.
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Juni
Zum 10. die Voranmeldung für Mai, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Juni.
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Juli
Zum 10. die Voranmeldung für Juni, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Juli.
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August
Zum 10. die Voranmeldung für Juli, zum Monatsende die Lohnabrechnung für August.
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September
Zum 10. die Voranmeldung für August, zum Monatsende die Lohnabrechnung für September.
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Oktober
Zum 10. die Voranmeldung für September, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Oktober.
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November
Zum 10. die Voranmeldung für Oktober, zum Monatsende die Lohnabrechnung für November.
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Dezember
Zum 10. die Voranmeldung für November, zum Monatsende die Lohnabrechnung für Dezember. Die Voranmeldung für Dezember folgt zum 10. Januar.
Danach: der Jahresabschluss aus zwölf gebuchten Monaten
Die Belege haben kein eigenes Band, weil sie an jedem Tag kommen dürfen. Je laufender sie in der App landen, desto weniger bleibt für die Tage vor dem Zehnten übrig.
Wenn es mal nicht klappt
Vergessener Beleg, verspätete Stunden, Wechsel mitten im Jahr. Nichts davon ist ein Drama, wenn man weiß, was dann passiert.
Ich habe einen Beleg vergessen. Was nun?
Laden Sie ihn hoch, sobald er wieder auftaucht – auch wenn der Monat längst vorbei ist. Ist die Voranmeldung für diesen Monat schon beim Finanzamt, klären wir, ob der Beleg in die nächste Meldung kommt oder die alte berichtigt wird. Sie müssen dafür nichts ausfüllen.
Das Foto ist unscharf oder der Beleg verblichen.
Dann fragen wir nach, und Sie fotografieren noch einmal. Kassenbons aus Thermopapier verblassen mit der Zeit; deshalb lohnt sich das Foto direkt nach dem Bezahlen. Ist ein Beleg nicht mehr lesbar, besprechen wir, wie sich die Ausgabe anders nachweisen lässt.
Die Stunden der Aushilfen kommen zu spät.
Geben Sie sie durch, sobald Sie sie haben, und rufen Sie kurz an. Was nach dem vereinbarten Stichtag kommt, kann die Abrechnung verzögern oder muss im Folgemonat korrigiert werden. Damit das selten passiert, legen wir den Stichtag beim Start so, dass er zu Ihrem Dienstplan passt.
Ich will mitten im Jahr wechseln.
Ein Wechsel ist grundsätzlich jederzeit möglich. Ab welchem Monat wir übernehmen und wie die Unterlagen vom bisherigen Büro zu uns kommen, klären wir im ersten Gespräch.
Wichtig ist nur, dass für jeden Monat klar ist, wer die Voranmeldung zum 10. abgibt: bis zur Übernahme das bisherige Büro, danach wir. Für den Jahresabschluss brauchen wir später auch die Buchhaltung der Monate vor dem Wechsel.
Fragen zu Ihren Terminen?
Rufen Sie an. Wir gehen mit Ihnen durch, welche Punkte dieser Seite für Ihren Betrieb gelten und welcher Stichtag für die Lohndaten passt.